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项目经理的管理秘籍——断舍离

2019-12-25 10:1640


作者 | 陆子
来源 | 欣旋咨询(ID:PMP2010)

引言

都说项目经理难当,像个管家,既要协调资源统管整个项目的生命周期,又要处理期间纷繁复杂的具体事务,有时还要苦口婆心的和团队成员谈天说地,化解纷争。为了实现项目顺利完工,使出了浑身解数,上至项目策划书,下至每个活动细节,事无巨细,往往项目收尾时,早已扒掉几层皮。

为何如此之难,难道非要经历九九八十一难才能取得项目成功吗?非也,今天我们就来聊聊那些貌似复杂,实则简练让你豁然开朗,事半功倍的整理术—断舍离,让项目经理特别是新手们快速上手,游刃有余的实施项目管理。

什么是断舍离

断舍离?那不是整理家具的方法吗?扔掉多余不适用的东西,定期控量的进行物品的采购和管理,最终实现干净整齐和适合自己生活节奏的整理术,然后上升到精神层面的“斩断”物欲,舍弃废物,实现物质的减法。简言之就是–扔东西!这和项目管理有何?#19978;担?/p>

项目管理的断舍离

通俗讲法的断舍离说的是空间管理术,项目管理的断舍离则巧用于计划控制时间轴,需要用合适的方法进行管理项目,看清方向,去除干扰,斩断杂念,正确调动资源以实现项目高效管理。那么我们说的断舍离,究竟断什么,舍什么呢?

断—1.含糊不清的项目需求指令

项目需求指令是项目管理需要确立的目标和方向。客户需求讲究清晰明确,它要求?#26082;?#30340;时间节点和关键事件的过程控制,没有明确客户真实意图和需求的项目是无效的,它会造成资源的浪费和不必要的损失。

经典案例?1?

前段时间碰到一位青岛化工行业?#30446;?#25143;分享了一件有趣的事情。他临时接到一家大客户打来的电话,要求第二天送5台设备。这是没有任何预期计划的需求,在接到这个需求后,他连忙召集内部各部门讨论如何最快满足这个额外需求。由于需求突然,虽然平时备了些原材?#31995;?#26159;每天产能也就1台,这个大客户也是知道的,突然间要求一天送5台还是第一?#38395;?#19978;。内部各部门讨论来讨论去通过加班加人最快也要3天送货。没办法,他只好硬着头皮给客户打电话回复交期。结果客户的回答让他大吃一惊—第二天送1台?#37096;?#20197;,?#36824;?#35201;一起送几箱青岛啤酒过去。青岛啤酒出名,客户想念了!这回他明白了,原来客户急需的是青岛啤酒,再顺带送货。于是加班加点的?#25165;?#31435;即取消,青岛啤酒的采购马上进行。可见,在第一时间弄清楚客户真实需求非常关键,?#26434;?#35843;配资源,制定?#26082;?#30340;项目计划极为重要。

断—2.大锅饭的任务分配模式

在项目计划初期,许多新上任项目经理特别是弱矩阵组织架构下的新手们更?#19981;?#20154;多力量大的操作模式,会议中常常拉着一群人包括职能部门经理和工程师?#38469;?#21592;一起共同出席讨论会议,希望扩大宣传力度和影响力,本着我已经全部通知到位的思想,在发布项目任务清单和行动计划特别是需要多部门共同合作完成的任务时,同时设置多个责任人,大包干,猛看一眼觉得信息已经发布,大家都被通知和?#25165;?#20219;务了,实际在项目进度推进过程中如果沟通不畅常常容易出现“我以为你做了?#34987;?#32773;是“你不是也要完成的吗”的争论,吵得面红耳赤,既影响了进度,又伤了团队合作情感,得不偿失。

所以当出现同一个问题需要多个责任人共同完成的时候,可以分解动作,细化到个人,?#37096;?#20197;指定某个人作为主要负责人,项目进度主抓这个人,其他人协同完成,这样就分清了任务清单,避免了踢皮球现象。

断—3.虎头蛇尾的进度控制

项目管理过程通常不会顺风顺水,一路绿灯,即使制定了相对完善的项目计划和清晰的任务清单并不?#25172;?#39033;目会水到渠成的顺利收尾。

俗话说世事无常,计划赶不上变化。变化的洞察力和临危不惧的处理能力考?#20439;?#39033;目经理是否具备扎实的项目把控能力,阴?#36947;?#32763;船的事不是没有碰上。众多实施项目管理的新手们常常栽在虎头蛇尾的进度控制,在项目即将交付阶?#23614;?#21457;现有些工作并没有按照自己制定的计划实施,顿时慌了手脚,紧急补救,往往劳民伤财,即使最后补救完成也是带来了一定的?#22909;?#24433;响。可见,制定项目计划后需要实时监控,特别是关键节点的进度控制,针对?#29615;?#20107;情和异常及时处理,才能最大限度减少变更影响。

断—4.来不及自己上的补救模式

各司其职、各尽其责是职场中的规则,也是规定着各个不同职能部门独立运行的准则,该谁的事情就谁做。只有各个负责主体各司其职、并肩作战,积极担负起所负责的工作责任,问责利器才能更加有力有效,项目计划才能有效推动,达成目标。

作为项目负责人的项目经理,在发现关键项目节点出现瓶颈,影响到项目进度的时候,如果没有按照各司其职的规则执行,而是指挥其他人一起上或者来不及干脆自己上的做法,往往容易导致项目虽然完成,但是关键结果未达成预期目标,交付了不良品,影响项目收尾?#30446;?#25143;满意?#21462;?/p>

经典案例2?

曾经碰到一位项目经理,在负责一个国内新产品的?#26082;搿?#36825;家客户有个特点,对产品交货周期要求极为?#37327;蹋?#21035;人6周交货的要求在他?#25250;?#21482;给3周。新产品图纸没有,只有样品原型,负责拆解产品并制作图纸的工程人员只有一个,时间紧任务重,这位员工做事很细心,?#19981;?#19987;研,但是出图纸的进度太慢,影响了材料下单。这位项目经理眼?#27492;?#21097;时间不多,项目交付周期已经答应客户,不能延期,考虑到原本自己也是工程出身,而且和这?#36824;?#31243;人员关系不错,为了避免被责骂,索性搬来工具和图纸,两人一起干了起来。经过连续两天的产品拆解,材料核对?#32479;?#22270;,终于在最后一刻完成了采购下单。结果在产品组装时发现?#28010;?#36830;接头少了21个,查来查去后来发现是物料清单的单位?#20040;恚?#21407;来这?#36824;?#31243;师习惯用套料计算,而项目经理则熟悉按个数统计,这个?#28010;?#36830;接头的采购单位是1套(4个),实际采购的时候?#21069;?#29031;项目经理提供的清单执行的。后来只能?#35980;曬航?#24613;下单从供应商调货,额外付了加急费不说,产品也延迟了交货。所以当项目进度出现瓶颈受阻时,正确的处理方式是寻找负责部门经理支持,如何调整和优化资源来战胜困难,毕竟术业有专攻,各守其位,各司其职,?#21496;?#20854;才。

了解了项目管理的“断”术,斩断以上杂念后还需要上升到精神层面的“舍”术,项目管理需要管理五大过程组和四十二个管理过程,每一个都很重要,究竟在精神层面需要“舍”什么呢?

舍—1.脸皮

当了项目经理,就要舍弃脸皮。那种做事畏首畏尾,瞻前顾后,?#26434;?#25387;折,则心慌意乱,患得?#38469;В?#23588;其担心尊严扫地,颜面全无的情况就会大大减少。关键时刻还要顶得住压力,扛得起客户的各种挑战,因此反而成为做事大胆勇为,粗中有细,拥有极强的号召力和影响力,带领团队冲锋陷阵,所谓颜面自尊,皆?#23376;?#33041;后。所?#26434;?#26377;不达目的誓不罢休的气概。

舍—2.短视

当了项目经理,需要统筹全局,?#39034;?#24119;幄,站在公司的角度来衡量所负责的项目是否达到公司利益和愿望,又能满足客户的需求,合理分配资源,规划时不但要考虑当前的各种条件,更要考虑项目实施过程中可能出现的情形和对策,以及项目完结后的影响。同时还要了解和掌握相关领域知识和技能:计划,采?#28023;?#29289;流,工程,商务等等,正所谓“夫?#39034;?#24119;幄之中,决胜千里之外。”“ 深谋远虑,行军用兵之道也。”

结语

会“断”才能再“长(成长)”,会“舍”才能有“得(获得)”,只有扔掉含糊不清,繁冗?#20139;?#30340;影响因素,“斩断”不合时宜的方法,定期有步骤和有计划的进行项目监管和适时调整,自我学习和拓展知识面,海乃百川,有容乃大,寻?#19994;?#24555;速有效和适合自己工作节奏的项目整理术,然后上升到精神层面的离—游刃有余,胸有成竹的项目管理思想。

万变不离其宗,掌握了项目管理知识,再配合项目管理的断舍离术,你就有了解决问题的锦囊,实现高效项目管理。

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